Mzdové i personální doklady - různé druhy

Nejdřív určete, kdo žádost přijímá a kdo ji schvaluje, protože právě v tom vzniká nejvíc zmatku. Zaměstnanec vyplní doklad, přímý nadřízený ho podepíše a personalista ho zaeviduje. Termín schválení napište přímo na doklad, ne jen do e-mailu, protože při kontrole se hledá papír. U větších firem se vyplatí jeden den v týdnu, kdy se žádosti sbírají a zpracují hromadně. Evidence musí být průběžná, ne jednou za měsíc, jinak se ztrácí přehled o dovolené u jednotlivých lidí. Všem vysvětlete stejný postup, protože výjimky se během roku rozpadnou. Když je systém jednoduchý, lidé ho dodrží i bez připomínání a personalista nemusí nic dohledávat zpětně.

Tady pozor, protože tyto doklady nekončí po pěti letech jako běžné účetní papíry. Některé mzdové a personální záznamy se uchovávají po desítky let, protože slouží jako podklad pro důchodové řízení a pro pozdější dotazy bývalých zaměstnanců. Konkrétní lhůty si vždy ověřte podle platných předpisů a podle typu dokumentu. Pro praxi z toho plyne jediné, oddělte personální agendu od běžných faktur a veďte ji ve vlastní řadě. Ukládejte ji podle roku a podle jmen, aby se dal doklad dohledat i po mnoha letech. U dokumentů, které skartovat nelze, držte papírový originál a sken berte jen jako doplněk pro rychlé hledání.

Musí být jasné, kdo ho vyplnil, kdy a v jaké věci. Patří tam jméno a podpis zaměstnance, datum a podpis osoby, která doklad schválila. Bez data se doklad nedá zařadit do evidence a bez podpisu se z něj stává nepodložený papír. Nepoužívejte korekční prostředky. Opravy řešte přeškrtnutím, novým zápisem a podpisem, případně vystavením nového dokladu. Vyplňujte i pole, která se daného případu netýkají, a doplňte do nich pomlčku, aby nebylo pochybné, jestli jste na něco nezapomněli. Vytržené listy z číslovaného bloku ztrácejí průkaznost. U citlivých údajů navíc platí, že patří do uzamčené skříně, a ne na volný stůl.