Cestovní příkazy - bloky

Vyplatí se u každé pracovní cesty, i když zákon přímé vyplnění nevyžaduje. Formulář je totiž nejjednodušší doklad o tom, kdy a kam zaměstnanec vyjel a kolik ho cesta stála. Bez něj se výdaje dokládají složitěji a u cesty do zahraničí chybí podklad pro přepočet měny a pro stravné. U pravidelných cest se vyplatí jeden systém, který drží celá firma. Zaměstnanec, který ví, co má vyplnit před cestou a co po návratu, nezatěžuje účetní zbytečnými dotazy. Cestovní příkaz také pomáhá při kontrole, protože obsahuje datum, účel cesty a podpis schvalující osoby. Když firma cestuje často, je to nejrychlejší cesta k pořádku v celé evidenci.

Přední stranu vyplňte před cestou, tedy kam a kdy zaměstnanec jede a jakým dopravním prostředkem. Zadní stranu doplňte po návratu, kde se uvádějí skutečné výdaje a přiložené doklady. Ke každé položce patří účtenka nebo jízdenka, protože bez dokladu se výdaj obhajuje jen obtížně. U zahraniční cesty si poznamenejte použitý kurz a datum, ke kterému se přepočet provedl. Formulář podepisuje zaměstnanec i schvalující osoba a opravy se neprovádějí přepisováním. Blok držte pohromadě, protože vytržené listy se v agendě hledají mnohem hůř. Vyúčtování uzavřete co nejdřív po návratu, dokud si zaměstnanec pamatuje všechny detaily cesty i jednotlivých výdajů.

Cestovní příkazy patří do účetní agendy, proto je ukládejte společně s doklady za stejné období a ve stejném pořadí, v jakém šly za sebou. Obvykle se uchovávají pět let, některé doklady i déle, proto si lhůty ověřte podle platných předpisů a podle typu dokladu. Pro každý rok zvolte jednu krabici nebo pořadač a napište na něj rozsah. Vyplněné bloky neukládejte volně do šanonu, protože se snadno ztratí mezi fakturami. Před uskladněním si udělejte sken celého bloku jako záložní kopii pro rychlé hledání. Když se firma stěhuje nebo předává agendu jinam, sepište krátký předávací zápis o tom, co bylo komu předáno.