Rozdružovače a rejstříky skladem

Rozdružovač odděluje části dokumentů v pořadači, rejstřík slouží k rychlému hledání podle abecedy nebo čísel. Rozdružovač má jednoduchý výčnělek s popisem, rejstřík bývá stupňovitý a nabízí více pozic pro orientaci. V praxi se obě pomůcky doplňují, protože jedna drží strukturu a druhá zrychluje dohledání. Pro faktury stačí rozdružovače podle měsíců, pro kartotéku zákazníků se vyplatí rejstřík. Papírové provedení je ekologičtější, plastové vydrží déle a snadno se otírá. Vyberte podle toho, jak často se v dokumentech listuje. U faktur stačí měsíční rozdělení, u smluv se vyplatí rejstřík podle názvu protistrany.

Použijte jen tolik rozdružovačů, kolik odpovídá skutečným kategoriím v dokumentech. Pět až osm pozic se udrží v hlavě, dvacet pozic se změní v chaos. Každý rozdružovač musí mít popis, protože bez popisu je jen barevná stránka navíc. Barvy volte podle systému, například měsíce rozdělené po čtvrtletích. U velmi tenkých svazků se vyplatí méně rozdružovačů, aby nezabíraly místo. Zbytek přehledu vytvoří euroobaly a popsaný hřbet pořadače. Když se dokumenty hromadí rychleji, přidejte další pozice až ve chvíli, kdy je opravdu potřebujete, ne dopředu podle odhadu.

Rozdružovače zakládejte na kroužky nebo pásky stejně jako ostatní listy a vždy oběma rukama. Výčnělek umístěte tak, aby se ve svazku nepřekrýval s dalším, jinak se nedá číst. Papírové rozdružovače se časem ohýbají, proto je nedávejte na kraj přeplněného bloku. U plastových kontrolujte, jestli se díry nevytrhávají při častém obracení. Popis pište voděodolným perem nebo použijte etiketu, kterou lze vyměnit. Když se rozdružovač přestane držet, je lepší ho vyměnit než ho zalepovat. U opakovaně používaných rozdružovačů se vyplatí plast, protože papírové se po několika letech rozpadnou.