Abychom lépe pochopili rozdělení a označení papírových obálek s typickým standardizovaným označením C4, B4, E4, DL, popř. čtvercové obálky, musíme si nejdříve uvědomit nám tolik známé velikosti neboli formáty papíru A8…A3, A4, A5…A0 atd. Nejznámější a nejvíce v kanceláři, školství, administrativě , domácnosti a vůbec využívaný je formát A4 o rozměrech 210 x 297 mm, čím nižší číslo za písmenem A tím menší formát (velikost) papíru, takže formát A5 je polovina formátu A4 a tedy vyjádřeno v měrné jednotce 148 x 210 mm.

Naopak čím menší číslo příklad A3, tím větší formát papíru a tedy 297 x 420 mm. Všechny formáty nejen kancelářského papíru naleznete přehledně v naší tabulce "Průvodce rozměry obálek". U dopisních obálek v Evropě se uvádí 10 standardizovaných rozměrů, které ukládá norma ISO 269, dle této normy se značí obálky písmeny B, C, E a DL. Toto označení písmeny nám pomáhá v orientaci a v určení co se do obálky vejde. Zjednodušeně řečeno stačí vyměnit písmeno u formátu papíru A za B nebo C, E. Pokud tedy potřebujete poslat, uložit, uschovat ku příkladu dokument o jednom listu kancelářského papíru formátu A4, pak využijete obálku, která svým vnitřním rozměrem pojme dokument formátu papíru A4. Vnitřní rozměry obálky tedy musí být větší než je formát A4 210 x 297 mm, pro tento dokument je vhodná obálka 229 X 324 mm C4. Stejně tak se postupuje i u dalších formátů papíru A5, A3.

Setkat se dále můžete také s formáty papíru řady B, které nachází využití při tisku novin či knih. Mají stejný poměr stran jako papíry formátu A, ale mají větší rozměry. To je výhodné v případě, že potřebujete tisknout do krajů a přebytečný bílý okraj následně oříznete. Při výběru obálky vybíráte takovou, která má číslo o 1 nižší než papír formátu B. Např. do obálky C5 můžete vložit papír A5 či B6. 

Ale co když vznikne potřeba poslat dokument formátu A4, ale jeden list, ale více listů (100 ks) například katalog? Máme tedy stejný formát, ale velké množství listů dokumentů, což nám sice nemění velikost délky a šířky (formát zůstává stejný), ale významně 100 listů navyšuje celkovou tloušťku všech dokumentů. Pro tyto účely je tedy vhodné využít obálky s označením ,,B,, které jsou na každé straně o cca 10 mm větší než obálka typu C. V našem příkladu tedy obálky B4 250 x 353 mm * - typické pro zasílání katalogů, tiskopisů, nebo většího množství formulářů. Za uvážení stojí využít objemnější obchodní tašky, které jsou nebo mohou být zpevněné vlákny, zesíleným dnem apod. Jsou vhodné pro zasílání větších stohů papíru.

 TIP: Věděli jste, že papírová obálka má otevírání vždy na delší straně, zatímco obchodní papírová taška na straně kratší?

Nesmíme zapomínat na označení písmenem ,,E,, - takto jsou označeny obálky, které se nejčastěji používají k zasílání více samostatných ks obálek například, když potřebujete přeposlat firemní dopisy (poštu).

Označení, TYP, rozměry obálek a vhodné formáty papíru

Známé a hodně využívané jsou obálky DL, jak pro firemní, tak úřední korespondenci. Složením (přeložením) papíru A4 na třetiny dosáhnete ideální velikosti dopisu pro tyto DL obálky. Tak zvané ,,DL ka“ jsou nejoblíbenější pro zasílání obchodní korespondence a faktur, zároveň působí reprezentativně.

Rozdělení obálek dle okna

Většina účetních fakturačních programů, aplikací a stejně tak redakčních systémů a dalších umožňuje nastavení tisku hlavičky dopisu tak, aby hlavička adresáta byla buď vlevo nebo vpravo přesně v okně obálky. Nemusíte tedy již nadepisovat obálku a ztrácet tím čas.

Druhy obálek dle způsobu uzavírání

- S navlhčovacím páskem…typické známé z dětství olizování obálek, obálka je na klopě opatřena pruhem lepidla k navlhčení a tím aktivaci lepidla.

- Dvoukolové samolepicí…obě klopy jsou opatřeny lepidlem, obálka se zalepí, jakmile se klopy přiloží k sobě, dojde k aktivaci lepidel.

- Samolepicí s krycím odtrhnutelným páskem (proužkem) - lepidlo pod krycím páskem, aktivuje se po odtržení pásku - bez lepidla … zapečetění (uzavření) obálky se nepoužívá nebo je nutné použít externí lepidlo případně lepicí pásku.

- Dále se můžete setkat s obálkami uzavíratelnými pomocí ohybu, magnetu, druku, háčku, nebo provázku.

Obálky podle materiálu

Potřebujete-li poslat zboží, pro které hledáte větší ochranu proti mechanickému poškození během přepravy, použijte bublinkové obálky uvnitř s výplní z bublinkové fólie, která zabezpečí větší ochranu proti průrazu. Nejžádanější formáty bublinkových obálek jsou A4, A5 nebo A3. Popřípadě speciální formát ,,CD,, k zasílání CD/DVD. Ekologickou alternativou jsou Protinárazové EKO obálky uvnitř vyplněné kartonovou střiží.

Obálky - obchodní tašky vyztužené textilním vláknem – mají zesílené stěny obálky a rozšířené zesílené dno, tím jsou odolnější proti průřezu, doplňují dopisní obálky.

Plastové obálky oblíbené u obchodníků, e-shopů, protože plastové obálky jsou levnější než kartonové krabice, rychlejší a snazší na manipulaci a méně náročné na skladování, jak z hlediska místa, tak i povětrnostních podmínek (především vlhkosti). Určeny k zasílání textilního zboží. U nás je najdete v několika barevných provedeních.

Bezpečnostní obálky k zasílání a uchovávání cenných zásilek (peníze, šperky, dokumenty), opatřeny speciálním proužkem, na kterém je ihned poznat každý neoprávněný zásah.

Transportní obálky jsou opatřeny samolepicí vrstvou s odtrhovacím proužkem, díky tomu lze nalepit přímo na přepravované zboží. Využívají se k umístění faktur, dodacích listů, dokumentů pro celníky i pro propagační účely.

Plastové obchodní tašky jsou vyrobeny z vícevrstvé fólie, díky čemuž jsou voděodolné a dobře odolávají protržení, popisovatelné permanentními popisovači.

Barevné plastové obálky - pro kreativní činnost, originální přání, předávání dárků.

Obálky s pruhem pro státní instituce, firemní korespondenci, nám tolik známé doručenky s pruhem modrý, červený hnědý.

Červené obálky s pruhem - věnujte jim velkou pozornost. Může se jednat o různá upozornění na závazky a nedoplatky. Obálka s červeným pruhem bude dodána jen adresátovi a nikdo jiný ji nemůže, ,ani v zastoupení, převzít.

Zelené obálky s pruhem - zasílají firmy, ale i soudy, jedná se o standardní firemní a úřední komunikaci s tzv. doručenkou a mohou být obyčejné nebo do vlastních rukou.

Modré obálky s pruhem se používají na sdělení, kde odesílatel potřebuje administrativní potvrzení, že byla obálka doručena a převzata. Modrá, nejčastěji používána obálka, je zpravidla využívána pro informační korespondenci, může vám tak být doručena např. výzva k zaplacení pokuty.

Novinka - obálka s fialovým pruhem, která neznamená akutní problém, ale varuje před povinností jako neplacené inkaso. Zároveň dávají možnost vyřešit tuto věc přímo poště. Mimo země, které používají metrický systém, je rozdělení obálek odlišné, typicky pro země Jižní a Severní Ameriky včetně USA. Pro tyto země rozdělení a tabulka rozměrů obálek dle ISO 269 NEPLATÍ.

Potisk obálek

Obálky vyrobíme na míru, necháme opatřit reklamním textem nebo vašim vlastním designem.

Pokud žádná z obálek nevyhovuje vašim potřebám, mohly by pomoct zipové sáčky s euroděrováním, popisovatelné zipové sáčky, DOYPACKY nebo kartonové krabice, speciálně poštovní krabice nebo krabice na knihy či 3vrstvé klopové krabice a 5vrstvé klopové krabice, euroboxy na paletu, krabice na stěhování, krabice se samosvorným dnem, úložné krabice, krabice na láhve nebo dortové krabice.