Jak přehledně archivovat důležité dokumenty a jiné tiskoviny?

Smlouvy, důležité poznámky, školní zápisy, objednávky, dodací a záruční listy, projekty k dotacím, ke stavbám, k technickému vybavení… Spoustu věcí nestačí mít elektronicky v počítači, ale je nutné si je psát rukou na papír nebo vytisknout, podepsat a archivovat. Co můžete udělat proto, abyste si v kanceláři, pracovně nebo třeba na obchodní pobočce utřídili všechny tiskoviny tak, aby byly přehledné, nevybledly a snadno jste je v případě nutnosti našli?

Jaké pomůcky využít k archivaci dokumentů

Obdivovali jste někdy, jak mají knihovnice poskládané jednotlivé tituly podle autora a názvu v jednom směru přesně s rovinou poličky? Pokud chcete mít podobně vymakaný a uspořádaný archiv, nakupte si do vašich polic, skříní nebo regálů kancelářské šanony.

Někdy se jim také říká pořadače, jde o plastové či tvrdé papírové desky s dvou nebo čtyř kroužkovou vazbou, do kterých můžete vkládat buď děrovačkou proděrované papíry nebo dokumenty založené do euroobalů. Právě euroobaly (krupičkové, nebo hladké) už na sobě mají lištu s otvory na nejrůznější formáty pořadačů.

Abyste si mohli šanony rozdělit podle typu dokumentů, abecedního pořadí agendy nebo jiných tematických celků, můžete si je popsat. Většina pořadačů má kapsu na štítek, na nějž můžete fixem doplnit vše, co potřebujete k tomu, abyste dokumenty dokázali přehledně poskládat a později dohledat. Pro jednotlivé údaje je fajn použít různobarevné fixy (ideálně permanentní propisovače), aby například data byla jednou barvou, typ dokumentu jinou a stav vyřízení dokumentů další barvou. Odlišit různé druhy dokumentace můžete také využitím barevných šanonů.

Pokud vám nevyhovují pořadače, další možností jsou archivační krabice nebo plastové organizéry (v případě nouze poslouží i běžné krabice – nové či použité), které poskládáte do polic, popíšete stejně jako pořadače a stavíte do nich tiskoviny v papírových nebo plastových složkách. Podobnou kartotéku mívaly zdravotní sestry u lékařů, než se evidence pacientů přenesla do počítačů.

Plastové či papírové desky a obaly na dokumenty jsou na trhu k dostání v nejrůznějších provedeních. Buď klasické zakládací s klopami, obálky s drukem nebo na zaháknutí gumičkou. Někdo k archivaci využívá větší formáty obyčejných kartonových obálek.

Pro krátkodobé popisování důležitých dokumentů se hodí využívat barevné lepicí papírky, které snadno připevníte na složku, eurofolii nebo obálku a až půjdete se složkou na konzultaci, jednání, schůzku nebo budete její obsah vyřizovat v internetovém bankovnictví, mailu či mezi objednávkami, nezapomenete, co jste si k tomu dříve připsali. Lepicí i klasické kostky s trhacími papírovými lístky u nás najdete v sekci papírnictví a archivace.

Pokud máte jako archiv místnost, kde se tolik nevětrá, je tam vlhko a budou v ní dokumenty uschované dlouho, doporučujeme do takových prostor použít vysoušedla. I malý pytlík do sebe dokáže natáhnout velké množství vody a prodloužit životnost tiskovin a důležitých dokumentů.

Pozor! Věděli jste, že pokud působíte jako právnická osoba, máte ze zákona stanovenou dobu povinné archivace některé dokumentů? Například účetní uzávěrky a výroční zprávy musíte mít k dispozici po dobu 10 let, účetní doklady, knihy, inventurní soupisy, účtové rozvrhy a odpisové plány po dobu 5 let, stejně jako záznamy o vedení účetnictví.