Kancelářské potřeby skladem

Rozdělte potřeby na tři skupiny. První jsou věci, které mizí denně, tedy papír, psací potřeby, lepicí pásky a náplně do sešívaček. Ty se vyplatí držet trvale a nakupovat ve větším balení. Druhou skupinu tvoří položky, které se použijí několikrát za rok, například děrovačky nebo razítka. Ty stačí mít v jednom kuse a dokupovat podle potřeby. Třetí skupinou je nářadí, které se půjčuje mezi pracovišti. To se vyplatí evidovat, protože právě tyto věci se ztrácejí nejčastěji. U první skupiny si napište minimální hranici a kontrolujte ji pravidelně. U zbytku stačí rozumná rezerva. Když zásobu nikdo nesleduje, zjistíte chybějící položku až ve chvíli, kdy ji potřebujete.

Vyberte jeden typ propisky, jednu velikost bloku a jeden typ složek pro každou agendu. Když lidé používají různé verze, vzniká zmatek při objednávání a zásoby se rozpadají na desítky položek. Standardizace zjednoduší nákup, protože objednáte jeden kód místo pěti. Zjednoduší i zaškolení, protože nový člověk dostane stejné vybavení jako ostatní. U psacích potřeb nechte lidem volnost v tom, jak píšou, ale sjednoťte to, co se doplňuje ze skladu. U složek a pořadačů je jednotnost zásadní, protože ovlivňuje archivaci. Rozhodněte, kdo smí výjimky schválit, a napište to do interního postupu. Bez pravidla se z výjimek stane norma a vy ztratíte přehled o spotřebě.

Rozhoduje místo a rytmus, ne pořádek v hlavě. Zřiďte jeden centrální sklad, kde jsou potřeby pohromadě, a na pracovištích držte jen malou zásobu na týden. Když má každý stolek vlastní sklad, mizí potřeby po kusech a nikdo neví, kolik jich zbývá. Na každé polici označte, co tam patří, aby se nic nehromadilo mimo systém. Doplňování zařaďte do pravidelného rytmu, klidně jednou týdně, a doplňujte podle seznamu a ne podle dojmu. Odpadá tak situace, kdy dojde právě ta jedna věc, kvůli které se zastaví práce. U nářadí a razítek veďte jednoduchou evidenci o tom, komu byly půjčeny. Systém nemusí být složitý, musí ale vydržet i po změně obsazení.