Jak napsat úřední dopis? Připravili jsme pro vás podrobný postup, časté chyby i vzor úředního dopisu vhodný pro české úřady.

V době elektronické komunikace se může zdát, že je klasický úřední dopis je přežitek. Přesto jsou situace, kdy ho stále využijete. Pojďte se tedy podívat na to, jak postupovat při psaní úředního dopisu i na co si dát pozor. Jeho podoba totiž může mít vliv na konečné rozhodnutí.

Co je úřední dopis a kdy ho použit?

Typy úředních dopisů podle účelu

• Žádost: Žádost je jedním z nejčastějších typů úředního dopisu. V úvodu jasně formulujte, o co žádáte, následně uveďte důvody a argumenty podporující vaši žádost.

• Stížnost: Při psaní stížnosti buďte věcní a objektivní. Popište přesně, na co si stěžujete, kdy k situaci došlo a jakou nápravu očekáváte.

• Odvolání: Odvolání musí být podáno v zákonné lhůtě. Uveďte přesně, proti jakému rozhodnutí se odvoláváte (číslo jednací, datum vydání), a argumenty podporující vaše odvolání.

• Reklamace: V reklamaci přesně popište reklamovaný produkt nebo službu, důvod reklamace a požadovaný způsob řešení.

• Životopis a motivační dopis: Ačkoli se jedná o specifické druhy formálních dopisů, mají svá vlastní pravidla a strukturu.

Formální náležitosti úředního dopisu

Aby úřední dopis působil profesionálně, je potřeba dodržet několik náležitostí:

• Používejte kvalitní bílý papír formátu A4;

• Okraje: doporučeno je 2,5 cm ze všech stran (levý okraj může být širší – 3,5 cm pro případné založení do desek);

• Řádkování: jednoduché nebo 1,5;

• Zarovnání: do bloku nebo vlevo;

• Font: používejte standardní bezpatkové písmo (Arial, Calibri) nebo patkové (Times New Roman);

• Velikost písma: 11-12 bodů;

• Zvýraznění textu používejte střídmě (tučné písmo pro nadpisy).

Struktura úředního dopisu

1. Adresa odesílatele

Umístěte ji v levém horním rohu. Měla by obsahovat:

•  Jméno a příjmení

•  Ulice a číslo popisné

•  PSČ a město

•  Případně telefonní číslo a e-mail

 

2. Adresa příjemce

 

Umístěte ji pod adresu odesílatele s vynecháním 2-3 řádků. Měla by obsahovat:

 

Pro úřední dopis je charakteristický formální jazyk. Používejte spisovnou češtinu, vyhněte se hovorovým výrazům a slangu, pište ve 2. osobě množného čísla (vykejte), používejte jasné a jednoznačné formulace a vyhněte se příliš složitým souvětím.

Dopis by měl být stručný, věcný, dodržovat logickou strukturu a členění do odstavců. Vždy udržujte zdvořilý tón. Není potřeba používat zbytečně komplikované výrazy, byť k tomu úředničtina vybízí.

Mezi nejčastější chyby patří příliš familiární tón, gramatické a pravopisné chyby, nelogické členění textu, příliš dlouhé a komplikované věty, absence nebo neúplnost povinných údajů, nevhodné oslovení nebo rozloučení.

Pro úřední dopis je charakteristický formální jazyk. Používejte spisovnou češtinu, vyhněte se hovorovým výrazům a slangu, pište ve 2. osobě množného čísla (vykejte), používejte jasné a jednoznačné formulace a vyhněte se příliš složitým souvětím. Dopis by měl být stručný, věcný, dodržovat logickou strukturu a členění do odstavců. Vždy udržujte zdvořilý tón. Není potřeba používat zbytečně komplikované výrazy, byť k tomu úředničtina vybízí. Mezi nejčastější chyby patří příliš familiární tón, gramatické a pravopisné chyby, nelogické členění textu, příliš dlouhé a komplikované věty, absence nebo neúplnost povinných údajů, nevhodné oslovení nebo rozloučení.

TIP: Co se týká typografie, vede v četnosti chybování špatné psaní mezer – mezera patří za tečku i čárku, nikdy před ně. Dále rozlišujte spojovník (-) a pomlčku (–): spojovník spojuje slova (např. právně-ekonomický odbor), pomlčka odděluje části vět (např. Žádost – doplnění údajů – zasílám v příloze.) nebo víceslovná spojení (Finanční úřad Praha–Západ). U číslovek nezapomínejte na tečky (31. března 2025) a pište složené tvary dohromady (čtyřiadvacátý den). Pokud si nejste jistí, můžete se podívat na internetovou jazykovou příručku Ústavu pro jazyk český.

Jakou obálku použít pro úřední dopis?

Pokud volíte listinnou formu dopisu, je potřeba zvolit i vhodnou dopisní obálku . Pro odeslání úředního dopisu se v České republice běžně používá:

• Obálka formátu DL (110 × 220 mm) – vhodná pro dopis složený na třetiny z listu A4. Nejčastější formát pro běžnou úřední korespondenci.

• Obálka formátu C5 (162 × 229 mm) – vhodná pro dopis přeložený napůl (list A4 složený na A5).

• Obálka formátu C4 (229 × 324 mm) – když nechcete dopis skládat vůbec (A4 vložená narovnaná).

TIP: Pokud posíláte oficiální dokumenty (např. podepsané smlouvy, úřední žádosti), je lepší nepřekládání – tedy použít obálku C4. Doporučuje se používat obálky s vnitřní potiskem, který chrání obsah dopisu před čitelností zvenčí (kvůli ochraně osobních údajů).

Vzory úředních dopisů

Vzor formálního dopisu – obecný

Jan Novák
Na Výsluní 123
120 00 Praha 2
Tel.: 777 123 456
E-mail: jan.novak@email.cz

 

Městský úřad Praha 2
Odbor dopravy
Náměstí Míru 20
120 00 Praha 2

28. 4. 2025

Žádost o vydání parkovací karty

Vážení,

obracím se na Vás se žádostí o vydání parkovací karty pro rezidenty v zóně Praha 2. Jsem vlastníkem bytu na adrese Na Výsluní 123, Praha 2, a zároveň vlastníkem motorového vozidla s registrační značkou 1AB 2345.

K žádosti přikládám kopii občanského průkazu, kopii technického průkazu vozidla a výpis z katastru nemovitostí potvrzující vlastnictví bytu na uvedené adrese, jak vyžadují podmínky pro vydání parkovací karty.

Prosím o vyřízení mé žádosti a zaslání informací o dalším postupu na výše uvedenou e-mailovou adresu.

Děkuji za vstřícné vyřízení.

S pozdravem
Jan Novák
[vlastnoruční podpis]

Přílohy:

Kopie občanského průkazu
Kopie technického průkazu vozidla
Výpis z katastru nemovitostí

Vzor úředního dopisu pro žádost

Marie Nováková
Lipová 456
602 00 Brno
Tel.: 777 654 321
E-mail: marie.novakova@email.cz

Úřad práce České republiky
Krajská pobočka v Brně
Polní 1011/37
639 00 Brno

28. 4. 2025

Žádost o rekvalifikační kurz

Vážení,

tímto dopisem žádám o zařazení do rekvalifikačního kurzu „Účetnictví s využitím výpočetní techniky“, který je organizován Vaším úřadem.

V současné době jsem evidována na Úřadu práce v Brně jako uchazečka o zaměstnání od 1. 3. 2025, evidenční číslo 123456. Rekvalifikační kurz by mi pomohl zvýšit kvalifikaci a zlepšit mé šance na nalezení vhodného zaměstnání v oblasti účetnictví a administrativy.

Mám ukončené středoškolské vzdělání s maturitou na Obchodní akademii v Brně a základní znalosti účetnictví. Kurz by mi pomohl tyto znalosti rozšířit a aktualizovat, zvláště v oblasti využití moderních účetních programů.

V příloze zasílám vyplněný formulář žádosti o rekvalifikaci a kopii maturitního vysvědčení.

V případě potřeby doplnění dalších informací mě prosím kontaktujte na výše uvedeném telefonním čísle nebo e-mailové adrese.

Děkuji za posouzení mé žádosti.

S pozdravem
Marie Nováková
[vlastnoruční podpis]

Přílohy:

Formulář žádosti o rekvalifikaci
Kopie maturitního vysvědčení

Elektronická vs. tištěná forma úředního dopisu

I e-mail může být úředním dopisem, pokud dodržíte formální náležitosti:

• Předmět e-mailu = věc dopisu;
• Oslovení a rozloučení zůstává formální;
• Text má stejnou strukturu jako klasický dopis;
• Pod textem uveďte své kontaktní údaje.

Datové schránky

Pro komunikaci s úřady je ideální využít datovou schránku. Má stejnou právní váhu jako doporučený dopis, zaručuje doručení, poskytuje doklad o odeslání a doručení a je zdarma pro komunikaci s úřady.

Kdy je nutná listinná forma?

Pokud potřebujete poradit s výběrem obalového materiálu, neváhejte nás kontaktovat, rádi vám pomůžeme najít optimální řešení pro vaše zásilky.

Kontaktujte nás:

• ☎ Zákaznická linka: 517 070 025
• ✉️ Email: info@obalnet.cz
• Navštivte nás na www.obalnet.cz