Distribuce ČESKO

Výroba obalového materiálu na zakázku a potisk krabic - poptávkový formulář pro Českou republiku:
https://www.obalnet.cz/zakazkova-vyroba/

Distribúcia SLOVENSKO

Forgalmazás MAGYARORSZÁG

Jak dlouho archivovat dokumenty: Kompletní přehled archivace a skartace podle zákona

Zjistěte, jak dlouho uchovávat účetní a daňové doklady, smlouvy i GDPR záznamy . Zorientujte se také v zákonných skartačních lhůtách a doporučených postupech archivace dokumentů pro firmy i OSVČ. Archivace dokumentů je zásadní pro firmy, podnikatele i jednotlivce. Jak dlouho archivovat účetnictví? Jaké jsou skartační lhůty dle zákona? Pokud nevíte, jak dlouho archivovat daňové přiznání fyzických osob nebo kdy je možné provést skartaci účetních dokladů , tento článek vám přinese přehledné odpovědi a zákonné požadavky na archivaci.

Doba a povinnost archivace – OSVČ vs. plátci DPH

Jaké jsou povinnosti podnikatelů při archivaci dokumentů? Jak dlouho uchovávat doklady?   Každá firma, podnikatel nebo organizace musí uchovávat určité dokumenty podle zákonných požadavků . Mezi ně patří faktury, účetní závěrky, mzdové listy a další podklady důležité především pro účetní a daňovou evidenci. Jak dlouho archivovat dokumenty? To závisí na jejich druhu. Doba archivace se pohybuje od 3 do 45 let v závislosti na právní formě podnikání a typu dokumentu

Nejjednodušší situaci mají OSVČ, pokud nejsou plátci DPH . Jejich povinnosti jsou minimální a vztahují se pouze na daňovou kontrolu. Naopak plátci DPH a zaměstnavatelé mají povinnost archivovat široké spektrum dokumentů po delší dobu.

� Jaké dokumenty musíte uchovávat OSVČ (neplátci DPH)?

• Přijaté faktury
• Vystavené faktury
• Příjmové doklady
• Bankovní výpisy

⏳ Doba archivace : 3 roky od konce účetního období, kterého se dokumenty týkají.

� Důležité : Pokud se vás týká evidence příjmů a výdajů pro daňové účely, doporučuje se uchovávat dokumenty alespoň 4 roky , aby byla zajištěna ochrana v případě opožděné kontroly ze strany finančního úřadu.

� Jaké dokumenty musí archivovat plátci DPH?

• Veškeré daňové doklady (faktury, účtenky, výpisy, doklady o DPH)
• Kontrolní hlášení
• Daňová přiznání

⏳ Doba archivace : 10 let od konce zdaňovacího období.

� Tip : Archivace daňových dokladů je důležitá pro případ daňových kontrol. Finanční úřad může provést zpětnou kontrolu až 10 let zpětně , a proto je nutné uchovávat všechny podklady, které dokazují správnost účetnictví.

Druhy dokumentů a důvody jejich archivace

�Jaké dokumenty musí firmy archivovat a proč? Každý typ dokumentu má odlišnou archivní lhůtu, která je stanovena zákonem. Důležité je také dodržování skartačních lhůt. To vše nejen kvůli zákonným požadavkům, ale i pro zajištění bezproblémových kontrol a auditů.

� Pozor! Ne všechny dokumenty lze po uplynutí lhůty ihned skartovat. Některé je třeba nejprve nabídnout příslušnému archivu.

1) Účetní doklady

• Přijaté a vystavené faktury
• Pokladní doklady
• Bankovní výpisy
• Interní doklady
• Závazkové doklady

� Důvod archivace: Účetní doklady dokládají hospodářské operace firmy a jsou nezbytné pro vedení účetnictví a daňové účely.

⏳ Doba archivace: 5 let od konce účetního období, kterého se týkají.

� Tip: Faktury a účetní doklady můžete archivovat i digitálně, pokud splníte zákonné podmínky pro elektronickou evidenci.

2) Účetní závěrky a výroční zprávy

• Kompletní účetní uzávěrky
• Výroční zprávy společnosti

� Důvod archivace: Tyto dokumenty poskytují celkový přehled o finanční situaci firmy a jsou často vyžadovány při kontrolách.

⏳ Doba archivace: 10 let od konce účetního období, kterého se týkají.

� Důležité: Výroční zprávy mohou být veřejně dostupné a některé firmy mají povinnost je zveřejnit.

3) Mzdové listy a zaměstnanecké záznamy

� Co zahrnují?

• Mzdové listy
• Evidenční listy důchodového pojištění (ELDP)
• Pracovní smlouvy
• Zápočtové listy
• Další personální dokumenty

 � Důvod archivace: Tyto dokumenty dokládají pracovní vztahy a jsou klíčové pro výpočet důchodů a případné kontroly.

⏳ Doba archivace:

• Mzdové listy: 45 let
• Stejnopisy evidenčních listů důchodového pojištění: 3 roky

� Tip: Archivace mzdových listů v digitální podobě může ušetřit místo, ale musí být zajištěno bezpečné ukládání dat.

4) Daňové doklady

• Daňová přiznání
• Kontrolní hlášení DPH
• Další dokumenty související s výpočtem daní

� Důvod archivace: Dokládají správnost daňových povinností vůči finančním úřadům.

⏳ Doba archivace: 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém bylo uskutečněno zdanitelné plnění.

� Důležité: Finanční úřad může provést zpětnou kontrolu až 10 let zpětně!

5) Smlouvy a právní dokumenty

• Smlouvy o dodávkách výrobků a služeb
• Smlouvy o dílo
• Leasingové a úvěrové smlouvy
• Manažerské smlouvy
• Ostatní právní dokumenty

� Důvod archivace: Tyto dokumenty dokládají právní vztahy a závazky firmy a mohou být klíčové při řešení sporů nebo kontrol.

⏳ Doba archivace: Obvykle 5 let po ukončení platnosti smlouvy, pokud zákon nestanoví jinak.

Shrnutí doby archivace u jednotlivých dokumentů.

� Důležité: Pokud vedete účetnictví sami jako právnická osoba nebo účetní jednotka, doba archivace je delší. Uchovávat musíte nejen účetní doklady, ale i další podklady, které dokumentují finanční a právní stav firmy.

Jak archivaci usnadnit?

• Přehled všech typů dokumentů ve firmě – účetní, smluvní, daňové, personální.
• Přesně stanovené skartační lhůty – jak dlouho je nutné každý typ dokumentu uchovávat.
• Odpovědnosti zaměstnanců – kdo je zodpovědný za archivaci a bezpečné skartování. Použití vhodných archivních obalů – Archivační krabice, pořadače a plastové obaly najdete na Obalnet.cz.
• Digitální archivace – jak uchovávat dokumenty v elektronické podobě.

Jak správně organizovat archivaci?

� Efektivní archivace dokumentů šetří čas i náklady. Dobře strukturovaný systém skladování pomáhá nejen s rychlým vyhledáváním dokumentů, ale také s dodržováním zákonných povinností a správnou likvidací písemností po uplynutí skartačních lhůt.

Důležité je mít jasně stanovený archivační plán, který zajistí, že dokumenty nebudou zbytečně zabírat místo, ale zároveň budou vždy k dispozici v případě potřeby.

� 5 kroků k efektivní archivaci

1️. Identifikace dokumentů
Vytvořte si přehled všech typů dokumentů, které vaše firma generuje – účetní doklady, smlouvy, daňové doklady, mzdové listy, GDPR dokumenty apod.

2️. Stanovení skartačních lhůt

Ke každé kategorii dokumentů přiřaďte legislativně stanovenou dobu archivace. Tím předejdete zbytečnému uchovávání dokumentů nad rámec zákonných požadavků.

3️. Rozdělení odpovědností
Určete konkrétní osoby, které budou odpovědné za správu archivace, likvidaci dokumentů a pravidelnou kontrolu.

4️. Výběr vhodného archivačního materiálu nebo softwaru
Zvolte správný způsob uložení – zda budou dokumenty uchovávány fyzicky nebo digitálně (ideální je kombinace obojího)

5️. Pravidelná kontrola a aktualizace
Nastavte pravidelný audit archivovaných dokumentů a průběžné vyřazování písemností po uplynutí skartačních lhůt.� Tip: Ujistěte se, že zastaralé dokumenty nejsou uchovávány nad rámec nutné lhůty, aby nedošlo k neefektivnímu využívání archivačního prostoru.

Metody archivace: Fyzická vs. digitální

Archivaci dokumentů lze provádět dvěma hlavními způsoby – v papírové podobě nebo digitálně. Každý přístup má své výhody i nevýhody a volba závisí na preferencích firmy a typu dokumentů.

� Fyzická archivace: Jak správně uchovávat papírové dokumenty?

� Papírová archivace je stále běžnou praxí, zejména u dokumentů, které je nutné uchovávat v originální podobě. Hlavní výhody zahrnují jednoduchost a okamžitou dostupnost dokumentů.

Jaké materiály jsou nejlepší pro archivaci?

Archivační krabice – Ideální pro uchování většího množství dokumentů. Jsou pevné a umožňují bezpečné skladování v regálech. Doporučujeme označit je štítky pro snadnou identifikaci obsahu.

Šanony a pořadače – Perfektní pro organizaci jednotlivých spisů. Jsou vhodné pro dokumenty, které potřebujete často používat.

Plastové obaly – Chrání dokumenty před vlhkostí, prachem a mechanickým poškozením. Ideální pro dlouhodobé uchování smluv nebo účetních dokladů.

Kovové skříně a trezory – Pro archivaci citlivých dokumentů doporučujeme uzamykatelné skříně nebo trezory, které poskytují maximální bezpečnost.

� Digitální archivace: Moderní a efektivní řešen

✅ Výhody digitální archivace:

• Úspora fyzického prostoru
• Snadná dostupnost dokumentů odkudkoli
• Vyšší úroveň zabezpečení
• Rychlé vyhledávání dokumentů podle klíčových slov

❌ Nevýhody?

• Počáteční náklady na software a servery
• Nutnost pravidelných záloh kvůli riziku ztráty dat

� Jak správně uchovávat digitální dokumenty?

Doporučení: Jaký způsob archivace zvolit?

� Menší firmy: Doporučujeme kombinovat fyzickou a digitální archivaci. Základní dokumenty lze uchovávat v archivačních krabicích, zatímco operativní dokumenty se ukládají do cloudu nebo účetního softwaru.

� Velké firmy: Plně digitální archivace je ideálním řešením pro organizace s vysokým objemem dokumentů. Fyzické archivy by měly obsahovat jen nejdůležitější originály.

�Klíčem k efektivní archivaci je správný systém! ��

Skartace a bezpečná likvidace dokumentů

� Po uplynutí zákonné lhůty pro archivaci je nutné dokumenty bezpečně zlikvidovat. Skartace je klíčový proces, který zabraňuje zneužití citlivých údajů a pomáhá firmám splnit legislativní požadavky, zejména v oblasti ochrany osobních údajů (GDPR).

✅ Proč je skartace důležitá?
 ✔Chrání důvěrné informace před zneužitím.
 ✔Zabraňuje neoprávněnému přístupu k citlivým datům.
 ✔Zajišťuje soulad s právními předpisy (např. GDPR, zákon o účetnictví).
 ✔Snižuje množství nepotřebného papírového odpadu.

Jak správně skartovat fyzické dokumenty?

Ne všechny dokumenty lze jednoduše vyhodit do koše! Papírové dokumenty s osobními, účetními nebo firemními údaji by měly být skartovány tak, aby nebylo možné data obnovit.

Existuje několik metod skartace v závislosti na citlivosti dokumentů:

� Osobní skartovačky

• Vhodné pro malé množství dokumentů (např. faktury, interní poznámky).
• Kompaktní a snadno použitelné.
• Nutnost manuální obsluhy.

• Ideální pro větší objemy dokumentů ve firmách.
• Vyšší rychlost skartace, některé modely zvládají i CD, plastové karty nebo sešité dokumenty.

• Využívají je velké firmy, banky nebo státní instituce.
• Zvládnou likvidovat obrovské množství dokumentů najednou.
• Některé modely dokáží fyzicky skartovat i pevné disky (HDD).

• Pro firmy, které potřebují zlikvidovat velké objemy citlivých dokumentů.
• Zajišťují dokumentovaný průběh skartace a vydávají certifikát o bezpečné likvidaci.

Jak vybrat správnou skartovačku?

� Při výběru skartovačky je klíčové zohlednit stupeň utajení podle normy DIN 66399. Tato norma rozděluje skartování do sedmi stupňů ochrany (P-1 až P-7):

� Doporučení: Pro skartaci účetních dokladů, smluv nebo dokumentů s osobními údaji je vhodné použít skartovačky s minimální úrovní P-5

Skartace digitálních dokumentů

Jak bezpečně odstranit digitální data? Pokud máte dokumenty uložené v PC nebo na externích discích, běžné smazání nestačí – soubory lze snadno obnovit pomocí specializovaného softwaru.

� Jaké metody jsou nejbezpečnější?

� Software pro bezpečné mazání dat

� Tip: Pokud ukládáte dokumenty do cloudu, doporučujeme využívat ověřené poskytovatele s certifikovanými procesy mazání, jako jsou Google Drive, OneDrive nebo Dropbox

Nejčastější chyby při skartaci dokumentů:

� Fyzická skartace

• Vyhazování dokumentů do běžného odpadu – Riziko úniku citlivých dat.
• Použití skartovačky s nízkým stupněm ochrany – Možnost obnovy dokumentů.
• Neúplná skartace dokumentů – Částečně zničené dokumenty lze rekonstruovat.

� Digitální skartace

Nejčastější chyby při archivaci dokumentů:

� Fyzická archivace

� Digitální archivace

• Chybějící pravidelné zálohy – Riziko trvalé ztráty dat.
• Nezabezpečený přístup k dokumentům – Možnost neoprávněného stažení.
• Neorganizované pojmenování souborů – Složitější orientace v archivu.

Archivace dokumentů v mezinárodním kontextu

Evropská unie: GDPR a archivace dokumentů

� V rámci Evropské unie jsou jednotná pravidla pro ochranu osobních údajů (GDPR), která přímo ovlivňují archivaci a skartaci dokumentů obsahujících osobní data.

Co GDPR znamená pro archivaci?

• Firmy musí uchovávat osobní údaje pouze po nezbytně nutnou dobu.
• Po uplynutí lhůty je nutné citlivé dokumenty bezpečně skartovat.
• Subjekty mají právo požádat o výmaz svých osobních údajů, pokud už nejsou potřebné.
• Pro citlivé údaje platí přísnější pravidla pro uchovávání a přístup.

� Důležité: Účetní a daňové doklady podléhají národní legislativě, a i když obsahují osobní údaje, musí být archivovány podle daňových a účetních zákonů členských států.

Archivace dokumentů v USA

� V USA existují přísné právní předpisy, které upravují uchovávání finančních a obchodních záznamů. Jedním z nejdůležitějších je Sarbanes-Oxley Act (SOX).

• Co SOX znamená pro firmy?
• Požaduje dlouhodobou archivaci finančních záznamů.
• Zajišťuje transparentnost a odpovědnost ve vedení účetnictví.
• Vyžaduje elektronické zálohování dokumentů.

Archivace dokumentů v dalších zemích

Příklady archivních lhůt v různých zemích:

• Německo – doba archivace účetních dokladů 10 let, daňové přiznání 6 let.
• Francie – obchodní dokumenty 5 až 10 let, mzdové listy 50 let.
• Velká Británie – účetní doklady 6 let, záznamy o zaměstnancích 7 let.
• Čína – daňové doklady musí být uchovávány minimálně 15 let.

� Důležité: Pokud podnikáte ve více zemích, vždy konzultujte místní zákony s odborníkem na legislativu daného státu, abyste zajistili legální archivaci a bezpečnou skartaci dokumentů.

Jak zajistit správnou archivaci v mezinárodním měřítku?

� Pokud vaše firma působí globálně, doporučujeme:

� Pokud vaše firma působí globálně, doporučujeme:

✔Zmapovat archivní povinnosti v každé zemi, kde firma podniká.
✔Používat digitální archivační systémy, které umožňují centralizované ukládání dokumentů s různými přístupovými právy.
✔Pravidelně aktualizovat archivní a skartační směrnice podle změn legislativy.
✔Konzultovat právníky specializující se na archivaci v konkrétní zemi.

✅ Díky správnému přístupu k archivaci předejdete právním problémům a zajistíte soulad s místními zákony.

Máte dotazy? Kontaktujte nás!

� Potřebujete poradit s archivací a skartací dokumentů? Kontaktujte naši zákaznickou podporu:

☎ Zákaznická linka a e-mail pro dotazy, pokud je cokoliv nejasné:

☎ 517 070 025 | ? info@obalnet.cz

� Tip: Hledáte kvalitní archivační materiály? Podívejte se na široký sortiment archivačních obalů na Obalnet.cz.

____________________________________________________________________________________________________________________

FAQ: Jak dlouho archivovat dokumenty: Kompletní přehled archivace a skartace podle zákona.

____________________________________________________________________________________________________________________

FAQ: Jak dlouho archivovat dokumenty: Kompletní přehled archivace a skartace podle zákona.

1. Jak dlouho je nutné archivovat účetní doklady?

Účetní doklady, jako jsou faktury, pokladní doklady a bankovní výpisy, je nutné uchovávat minimálně 5 let od konce účetního období, kterého se týkají.

____________________________________________________________________________________________________________________

2. Jaké jsou povinnosti OSVČ a plátců DPH při archivaci dokumentů?

OSVČ (neplátci DPH) musí uchovávat základní účetní doklady alespoň 3 roky. Plátci DPH mají povinnost archivovat daňové doklady a přiznání k DPH po dobu 10 let.

____________________________________________________________________________________________________________________

3. Které dokumenty musí firmy archivovat nejdéle?

Nejdelší povinnou archivaci mají mzdové listy, které je nutné uchovávat 45 let, protože slouží jako podklady pro výpočet důchodů.

____________________________________________________________________________________________________________________

 4. Lze účetní doklady archivovat digitálně?

Ano, digitální archivace je povolena, pokud splňuje zákonné podmínky, zejména zajištění autenticity, integrity a čitelnosti dokumentů po celou dobu archivace.

____________________________________________________________________________________________________________________

5. Jaké dokumenty podléhají skartačním lhůtám?

Po uplynutí povinné archivace lze skartovat daňové doklady, účetní knihy, evidenční listy zaměstnanců a smlouvy, pokud neexistuje právní důvod k jejich dalšímu uchovávání.

____________________________________________________________________________________________________________________

6. Jak bezpečně likvidovat citlivé dokumenty?

Důvěrné dokumenty je nutné skartovat minimálně na úroveň P-4 dle normy DIN 66399. Pro vysoce citlivé údaje se doporučuje skartace úrovně P-5 až P-7 nebo profesionální skartační služby.

____________________________________________________________________________________________________________________

7. Jaké jsou výhody digitální archivace oproti fyzické?

Digitální archivace šetří prostor, umožňuje rychlé vyhledávání dokumentů a zvyšuje bezpečnost dat pomocí šifrování a zálohování.

____________________________________________________________________________________________________________________

8. Jak správně organizovat archivaci ve firmě?

Doporučuje se vytvořit archivační směrnici, která stanoví:

• Typy archivovaných dokumentů (účetní, daňové, smluvní aj.),
• Doby archivace dle zákona,
• Odpovědné osoby za archivaci a skartaci,